Microlearning, la evolución del e-learning.

Desarrollamos cápsulas breves, hechas para los cerebros de hoy.

Portales de Inducción (e-onboarding)

Autor :Fernando Boeri

05-05-2017

Portales de Inducción (e-onboarding)

Probablemente como Gerente de Recursos Humanos usted necesita que los nuevos colaboradores de su empresa aprendan las políticas vigentes de la organización, su reglamento interno y las particularidades de su trabajo, ojala que esto sea muy rápido -lo antes posible-, además con el desafío de que se realice de una manera altamente eficiente y en especial no sacando al colaborador de su puesto de trabajo (al menos minimizando este tiempo), todo esto con un costo absolutamente acotado y generando una experiencia memorable de manera que incida en la tasa de retención de talentos de su empresa.

La tendencia actual que está resolviendo los múltiples requerimientos anteriores es la automatización del proceso de inducción mediante el uso de sitios web o portales en línea (e-onboarding, como se conoce en inglés), esto es, el uso de herramientas de tecnología de información en línea para la realización de los tradicionales programas de inducción presenciales.

Los sitios web de e-onboarding o portales de inducción exitosos contienen dentro de otros elementos lo siguiente:

1. Tours Virtuales

El primer día de trabajo puede llegar a ser una experiencia estresante, el lugar de trabajo es territorio desconocido. Afortunadamente se pueden desarrollar tours virtuales que permitan conocer los lugares físicos donde se trabajará, plantas, sucursales, oficinas, centrales, etc., todo aquello puede ser “recorrido” virtualmente por el nuevo colaborador incluso antes de ingresar a la empresa, pudiendo adquirir desde ya una valiosa experiencia, conociendo el equipamiento, el software y otros elementos. Un buen tour virtual debe incorporar imágenes realistas, sonidos ambientales y la posibilidad de desplazarse físicamente por la imagen.

2. Simuladores Sociales y Casos

En la mayoría de los trabajos hay que interactuar con personas, sean estos clientes, pacientes, pasajeros, hasta incluso colegas. Una mala experiencia de un cliente leal puede costar su perdida, una respuesta equivocada puede generarles molestia y decepción. Es por esto que es tan importante que el nuevo colaborador sepa rápidamente aplicar los conocimientos esenciales, políticas de la empresa y protocolos de atención, en el relacionamiento con los clientes, así la utilización de simuladores sociales mediante casos permitirán aplicar lo aprendido observando las respuestas emocionales de clientes simulados on-line, sin el riesgo de cometer errores con impacto en clientes reales, tomando consciencia del efecto y consecuencias de una inadecuada atención o interacción indebida y pudiendo experimentar las mejores estrategias para la atención a clientes varias veces antes de enfrentar a clientes reales.

3. Cursos o tutoriales e-learning

Existen mucha información que los colaboradores deben aprender desde el primer día de trabajo e incluso idealmente desde antes, el reglamento interno, el código de conducta, los cursos normativos obligatorios (normas ISO, lavado de activos, seguridad, derecho a saber, etc.), y para que hablar de la utilización de los sistemas de información corporativos. Todos estos conocimientos y herramientas deberían estar “envasados” en un formato e-learning, organizados en la modalidad de malla curricular de manera que el proceso de aprendizaje del proceso de inducción se conozca previamente por el colaborador y pueda ser ejecutado de manera organizada y planificada.

4. Capsulas video o micro-learning

Pequeños videos explicativos con conceptos breves y dirigidos que de manera dinámica y ejecutiva permitan a los nuevos colaboradores conocer temáticas puntuales y del día a día tales como: cuales son las salidas de emergencia, como se organiza el departamento de servicios al colaborador, las características de un nuevo producto, etc. Todas diseñadas de una manera entretenida utilizando actores y matizándolas con conceptos de gamification.

5. Documentos y guías practicas

El nuevo colaborador debe tener a la mano y en un solo lugar la posibilidad de acceder a un repositorio de información que contenga manuales, guías paso a paso, check-list, resúmenes, formularios y otras facilidades que le permitan encontrar todo lo que necesita para minimizar el tiempo requerido para estar 100% operativo en su puesto de trabajo.

Todos los puntos anteriores están en relación a los contenidos necesarios para contar en este proceso de inducción, pero este es mucho más que eso, contempla reuniones de presentación al equipo de trabajo, reuniones con gerentes o jefes, almuerzo de bienvenida, visitas a plantas, realización de encuestas en línea y muchas otras actividades que cada empresa define como critica de su procedimiento de inducción. Un portal de inducción debe hacerse cargo de estas acciones que deben realizarse mediante la creación de un workflow que permita controlar que cada uno de estos pasos dentro del procedimiento efectivamente ocurran y en el momento adecuado, generando “vistas” o perfiles para el nuevo colaborador, su jefe y también para la supervisión general del cumplimiento del proceso realizada por las Áreas de Recursos Humanos.

Como se puede apreciar, en tiempos en que es necesaria la eficiencia y optimización de todo el quehacer de las empresas (costos-calidad-plazos), uno de los procesos que estaba quizás hasta hace poco estaba relegado a segundo plano pero que tiene una tremenda importancia como lo es la inducción de los nuevos colaboradores ya ha sido resuelto mediante la incorporación de tecnologías de aprendizaje en internet: la creación de Portales de Inducción o Portales de e-onboarding, solo falta implementarlos y ponerlos en práctica.